تسک‌های خارج از “شرح وظایف” و نحوه مدیریت آن‌ها در سازمان
در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، هر نیروی سازمانی با “شرح وظایف” مشخصی وارد محیط کار می‌شود. شرح وظایف به طور دقیق محدوده مسئولیت‌ها، نقش‌ها و فعالیت‌هایی که فرد در سازمان باید انجام دهد را تعیین می‌کند. با این حال، در بسیاری از موارد، نیروهای کاری ممکن است با وظایفی خارج از این شرح وظایف مواجه شوند. این تسک‌ها می‌توانند ناشی از ضرورت‌های فوری سازمان، کمبود نیروی موقت، یا حتی درخواست مدیران برای انجام کاری فراتر از محدوده‌های رسمی وظایف باشند.
چرا تسک‌های خارج از “شرح وظایف” اتفاق می‌افتد؟
دلایل مختلفی می‌تواند باعث شود که یک نیرو، کاری خارج از محدوده شرح وظایف خود انجام دهد:
1. نیازهای اضطراری: گاهی سازمان در مواجهه با موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده مجبور به تغییر فوری برنامه‌ها می‌شود.
2. کمبود منابع: ممکن است به دلیل محدودیت منابع انسانی، فرد مجبور به انجام وظایف اضافی شود.
3. انتظارات مدیران: برخی مدیران انتظار دارند که نیروها در صورت نیاز و برای موفقیت سازمان، انعطاف‌پذیر باشند.
4. فرصت برای پیشرفت: برخی افراد با پذیرفتن تسک‌های خارج از وظایف، سعی می‌کنند نشان دهند که توانایی بیشتری دارند و آمادگی برای مسئولیت‌های بالاتر را دارند.
تأثیرات تسک‌های خارج از وظایف بر نیروی کار
اگرچه پذیرش تسک‌های خارج از “شرح وظایف” ممکن است در برخی شرایط ضروری باشد، اما این موضوع می‌تواند اثرات مثبت و منفی داشته باشد.
اثر مثبت
1. فرصت یادگیری و رشد: انجام وظایف اضافی می‌تواند فرصتی برای نیروها باشد تا مهارت‌های جدید کسب کنند و توانایی‌های خود را نشان دهند.
2. توسعه شبکه ارتباطی: در برخی موارد، انجام وظایف خارج از حوزه مسئولیت می‌تواند باعث تعامل بیشتر با دیگر بخش‌های سازمان شود و روابط کاری قوی‌تری ایجاد کند.
3. افزایش اعتبار: نیرویی که وظایف اضافی را با کیفیت انجام دهد، اعتبار بیشتری نزد مدیران و همکاران به دست خواهد آورد.
اثر منفی
1. اضافه‌بار کاری: انجام وظایف اضافی می‌تواند منجر به افزایش فشار و استرس کاری شود که بهره‌وری و رضایت شغلی را کاهش می‌دهد.
2. سردرگمی و نارضایتی: اگر این تسک‌ها بدون هماهنگی و شفافیت اتفاق بیافتند، ممکن است نیروها از نداشتن مرز مشخص بین وظایف اصلی و جانبی ناراضی شوند.
3. کاهش تمرکز بر وظایف اصلی: وقتی فرد مشغول به انجام کارهای خارج از شرح وظایف است، ممکن است نتواند بر وظایف اصلی خود به‌خوبی تمرکز کند.
نحوه برخورد صحیح با تسک‌های خارج از وظایف
اگر یک نیرو در سازمان با تسک‌هایی خارج از شرح وظایف خود مواجه شد، باید این مسئله را با رفتار سازمانی درست و استاندارد مدیریت کند. در زیر به چند نکته کلیدی برای برخورد با چنین موقعیت‌هایی اشاره می‌شود:
1. شفاف‌سازی انتظارات
در صورت مواجهه با یک وظیفه خارج از شرح وظایف، اولین قدم این است که با مدیر یا سرپرست خود صحبت کنید. بهتر است از آن‌ها بخواهید تا انتظارات خود را به طور دقیق بیان کنند و زمان‌بندی، میزان اهمیت و فوریت کار را مشخص نمایند. این شفافیت از سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند و به شما کمک می‌کند تا اولویت‌بندی بهتری داشته باشید.
2. ارزیابی ظرفیت کاری
قبل از پذیرش وظایف اضافی، باید ارزیابی دقیقی از ظرفیت و توانایی خود داشته باشید. اگر فکر می‌کنید که وظایف اضافی باعث اضافه‌بار کاری و کاهش کیفیت در وظایف اصلی‌تان می‌شود، باید به طور محترمانه به این موضوع اشاره کنید و درخواست تغییر یا اولویت‌بندی وظایف کنید.
3. تقاضای پشتیبانی
اگر وظایف اضافی خارج از محدوده تخصص شماست یا به منابع خاصی نیاز دارد، می‌توانید درخواست پشتیبانی و راهنمایی از مدیران یا همکاران کنید. به‌ویژه اگر نیاز به ابزارها، مهارت‌ها یا آموزش‌های جدید باشد.
4. پیشنهاد راه‌حل جایگزین
در برخی موارد، ممکن است به جای انجام مستقیم تسک‌های اضافی، پیشنهاداتی ارائه دهید که به سازمان کمک کند تا از راه‌حل‌های دیگر استفاده کند. برای مثال، پیشنهاد تخصیص منابع اضافی یا همکاری با بخش‌های دیگر برای انجام وظایف.
5. یادگیری از تجربیات جدید
در نهایت، اگر وظایف اضافی را می‌پذیرید، آن را به عنوان یک فرصت برای یادگیری و توسعه مهارت‌های خود ببینید. به جای مقاومت، می‌توانید از این موقعیت‌ها برای توسعه دانش و بهبود توانایی‌های خود استفاده کنید.
نتیجه‌گیری
تسک‌های خارج از “شرح وظایف” در سازمان‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما با مدیریت درست و استفاده از رفتار سازمانی مناسب، این وظایف می‌توانند به فرصتی برای رشد و پیشرفت تبدیل شوند. نیروهای کاری باید با رویکردی هوشمندانه به این موقعیت‌ها نزدیک شوند و همزمان از حقوق و توانایی‌های خود محافظت کنند.
